Etapa 3 - Visitas de Seguimiento
Para asegurarnos de que su sistema de gestión sigue siendo eficaz, y asegurarnos del seguimiento de los hallazgos previos, programaremos las visitas cada 6 meses.
El objetivo de las visitas de seguimiento es confirmar que el sistema de gestión aprobado:
Contacto previo
Para los clientes:
a) Nuevos en el enfoque: El auditor discutirá el nuevo enfoque y la mejor manera de introducirlo a su empresa y acordar los temas al hablar con los altos directivos en la sesión de apertura.
b) Conocedores del enfoque: El auditor tendrá que confirmar que el tema seleccionado en la visita anterior sigue siendo pertinente y que las personas adecuadas estén disponibles. Ellos estarán de acuerdo en las modificaciones al tema, según sea necesario.
Si la visita es de recertificación,el equipo auditor conducirá la revisión y principios de planeación.
Conversación con la alta dirección
El auditor...
Presentará lo que LRQA hace diferente en esta vista y porque.
Establecerá qué cuestiones son importantes para el cliente y sus partes interesadas y seleccionará el tema de la visita.
Identificará el lugar en que los sistemas de gestión se puedan utilizar para conducir el mejoramiento del desempeño con respecto a estas cuestiones.
Escuchará sus puntos de vista sobre las cuestiones en torno al tema seleccionado para esta visita y los tendrá en cuenta en la auditoría.
Debatirá sus futuros objetivos organizacionales e identificarán las oportunidades para futuras visitas.
El plan de la visita
Con el tema acordado para esta visita (o para futuras visitas), el auditor tendrá que identificar los departamentos, los procesos y sistemas de control relacionados al tema y si son auditables:
El tema + las personas, procesos, controles y sistemas a ser auditados = El plan de la visita
Flexibilidad del plan futuro - Los planes para futuras visitas deben ser flexibles. Si las circunstancias cambian, como con un cliente importante o las regulaciones, LRQA deberá ser capaz de modificar el tema de la visita, o introducir uno nuevo, para abordar cuestiones de interés actual a nuestros clientes y / o sus partes interesadas.
Realizando la visita
Al realizar la visita, el auditor deberá:
Auditar el tema a través de las áreas según lo previsto. El auditor podría seguir los senderos que no fueron identificados en el plan original si son importantes para el tema.
Utilizará la auditoría de las zonas para confirmar que los controles del sistema están en su lugar y están siendo efectivamente utilizados.
Determinará si usted está utilizando el sistema de gestión para gestionar y / o mejorar las cuestiones relacionadas con el tema identificado.
Reportará los puntos débiles del sistema o su eficacia y propondrá posibles mejoras para que usted las considere.
El Reporte de la Visita
El reporte que se le entregará después de la visita contendrá:
un resumen de los debates con el personal directivo superior
una muestra a largo plazo de los proyectos de mejora
Registro de las pistas seguidas y las pruebas examinadas, junto con la evaluación y conclusiones
Registro de todos los resultados
Registro de la conclusión general sobre la eficacia del sistema de gestión en relación con el tema y en el cumplimiento de los requisitos de la evaluación estándar
Identificación de temas y áreas para la próxima visita.
Sugerencias a la Alta Dirección
En la sesión de clausura, el auditor:
Dará una visión general del estado y resultados de sus conclusiones.
Resaltará los lugares donde el sistema de gestión le ayuda a abordar las cuestiones relacionadas con el tema en el que está ayudando a impulsar la mejora.
Describirá las debilidades del sistema relacionadas con el tema y explicará cómo estas deficiencias pueden repercutir negativamente en su negocio.
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